Wykonawca zrealizował inwestycję w pełnej zgodzie z ustaleniami kontraktowymi, jednak po zakończeniu prac zamawiający odmówił zapłaty za część robót. Argumentował, że wykonane prace nie były należycie udokumentowane i nie zostały formalnie ujęte w umowie. Problem potęgował brak podpisanego aneksu oraz niepełna korespondencja prowadzona w trakcie realizacji inwestycji.

Sytuacja wymagała podjęcia szybkich i zdecydowanych działań, aby uniknąć wielomiesięcznego sporu sądowego i zminimalizować ryzyko utraty należnych środków. Przeprowadzono szczegółową analizę dokumentacji z realizacji, w tym zapisów dziennika budowy, dokumentacji fotograficznej oraz korespondencji e-mailowej. Na tej podstawie odtworzono pełny przebieg prac, potwierdzając zasadność wykonania robót dodatkowych.

Następnie przygotowano wezwanie do zapłaty z kompletem dowodów i propozycją ugody, która jasno przedstawiała podstawy roszczenia oraz korzyści wynikające z polubownego zakończenia sporu. Dzięki rzetelnemu udokumentowaniu sprawy i profesjonalnemu podejściu do negocjacji udało się przekonać zamawiającego do zmiany stanowiska.

Efekt? Zamawiający uznał roszczenie bez konieczności kierowania sprawy do sądu, a wykonawca otrzymał 150 000 zł netto tytułem zapłaty za prace dodatkowe. Co więcej, klient uniknął długotrwałego procesu oraz kosztów związanych z postępowaniem sądowym.

To przykład, który pokazuje, że dobrze przygotowana dokumentacja i strategiczne działania na etapie przedsądowym mogą doprowadzić do szybkiego odzyskania należności – nawet w sytuacji braku formalnych aneksów do umowy.